Com o lançamento do projecto “Empresa na Hora”, foi criado um novo regime de publicações dos actos societários, deixando de ser necessária a publicação na IIIª Série do Diário da República.

A publicação passou a efectuar-se on-line, no sítio da internet, criado para o efeito:

Quem deve entregar

Todas as Sociedades, Estabelecimentos Individuais de Responsabilidade Limitada, Empresas Públicas e Representações Permanentes de Sociedades Estrangeiras.

Onde é que deve entregar

Este registo consiste apenas na entrega, para fins de depósito dos respectivos documentos (artº 42º do Código do Registo Comercial), e é efectuado na Conservatória do Registo Comercial do concelho da sede da sociedade. O depósito dos documentos de prestação de contas é obrigatório.

Quando é que o deve fazer

Sociedades:

• Três meses a contar da data da deliberação social que as aprove.

Estabelecimentos individuais de Responsabilidade Limitada:

• Nos três primeiros meses de cada ano civil.

Entidades Públicas Empresariais:

• Três meses a contar da data da publicação do Decreto que as aprove.
• Representações Permanentes de Sociedades Estrangeiras:
• A todo o tempo. A prestação de contas a depositar na pasta da representação permanente de sociedade com sede no estrangeiro, respeita às contas da própria sociedade, e não às da representação.

Documentos exigidos

Todos estes documentos podem ser fotocópias dos originais não carecendo as mesmas de autenticação.

• Requisição de registo (a) devidamente preenchida e assinada (b)
• Acta da assembleia geral que aprova as contas do exercício (c)
• Relatório de Gestão (c)
• Balanço
• Demonstração de resultados
• Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados
• Parecer do órgão de fiscalização, quando exista (d)
• Certificação legal das contas, quando exista (d)

Devem ser entregues directamente no balcão da Conservatória do Registo Comercial competente (do concelho da sede da sociedade);

ou

enviados pelo correio, devendo para o efeito ser utilizada carta registada acompanhada de cheque, para pagamento dos emolumentos devidos à Conservatória e para publicação no site próprio.

Observações:

a) A obter gratuitamente em qualquer Conservatória do Registo Comercial ou por impressão do modelo disponível em:

http://www.dgrn.mj.pt/formcom/requis_com.pdf

b) A legitimidade para requerer o registo de prestação de contas afere-se nos termos gerais previstos pelos artigos 29º e 30º do Código do Registo Comercial.

c) Não estando presentes todos os sócios ou accionistas, deve constar da acta a prévia e regular convocação da assembleia geral. A mesma acta tem de ser assinada por todos os sócios presentes (artº 248º, nº 6 do C.S.C.), nela devendo constar todas as menções exigidas pelo artigo 63º do Código das Sociedades Comerciais.

O relatório da gestão e as contas do exercício devem ser assinadas por todos os membros da administração – artº 65º do Código Soc. Comerciais.

d) Todas as sociedades anónimas (S.A.) têm órgão de fiscalização, pelo que todas estão sujeitas a certificação legal de contas.

Os arts. 262º e 263º, nº 5 do Código Soc. Comerciais, estabelecem os casos em que as Sociedades Por Quotas (SPQ) estão sujeitas a revisão legal e consequentemente à certificação:

a. Estão sujeitas a revisão e a certificação legais as SPQ que facultativamente têm Fiscal Único ou Conselho Fiscal;

b. Estão sujeitas a revisão e a certificação legais as SPQ que durante 2 anos consecutivos ultrapassem determinados limites - arts. 262º e 263º, nº 5 do Código Soc. Comerciais;

c. Não estão sujeitas a revisão legal nem a certificação as SPQ que, não tendo conselho fiscal ou fiscal único, também não ultrapassem tais limites - artº 35º do DL nº 422-A/93.

São aplicáveis às Sociedades Unipessoais por Quotas as disposições citadas relativas às Sociedades Por Quotas (SPQ). [docs]

Custos emolumentares e de publicação

Conservatória: 49 € (artº 22º nº 2 da Tabela Emolumentar) + 3,74 € (havendo preenchimento da requisição pela conservatória).

Publicação: 30 € (Portaria 590-A/2005 de 14 de Julho)

Sanções por não se efectuar o depósito da prestação de contas

Face ao disposto no artº 15º, nº 3 do Código do Registo Comercial, o depósito dos documentos de prestação de contas é obrigatório, sendo a sua falta susceptível de aplicação de coima, como consta do artº 17º do mencionado Código, aplicável até ao montante de 498,80 €.

Nota: Nos termos do previsto no nº 2 do art.º 70º-A do Código das Sociedades Comerciais, apenas se dispensa o depósito dos documentos de prestação de contas às sociedades em nome colectivo e em comandita simples, se estas não ultrapassarem dois dos limites fixados pelo nº 2 do art.º 262º do mesmo diploma. Para mais informações consulte o Código das Sociedades Comerciais.